قرارداد مالی چیست؟

این توافق نامه هنگام انتقال وجوه به دولتها یا سازمان های دولتی برای تقویت ظرفیت فنی و اجرای آنها و حمایت از الزامات همکاری فنی آنها در سطح کشور استفاده می شود.

DFC ها از طریق توافق نامه ای که به یک برنامه کاری سالانه تأیید شده مرتبط است ، رسمی می شوند. در صورت لزوم ، توافق نامه باید رابطه فعالیت را با چارچوب برنامه ریزی سیستم سازمان ملل مرتبط نشان دهد (به عنوان مثال ، یک ماتریس نتایج چارچوب کمک توسعه سازمان ملل (UNDAF) ، برنامه کمک به توسعه سازمان ملل (UNDAP) یا برنامه اقدام برنامه کشور (CPAP)). بنابراین ، سند DFC باید به وضوح نشان دهد که چگونه فعالیت های DFC با نتایج/نتایج تحویل برنامه اصلی مرتبط است.

فعالیت شرح داده شده در توافق نامهباید ظرف سه ماه آغاز شوداز تاریخ توافق وباید حداکثر یک سال تکمیل شوداز شروع یا در دوره در دسترس بودن صندوق ، هر کدام زودتر باشد. بنابراین ، فعالیت های DFC باید برای تکمیل (به عنوان مثال ، تحویل داده شود) توسط تاریخ پایان جایزه یا پایان دوسالانه ، هر کدام از اول باشد.

تعهدات انجام شده در یک دوره مالی برای فعالیتهایی است که باید در آن دوره مالی آغاز شود. تحویل نهایی ، یک گزارش فنی قابل قبول و گواهینامه مالی ، در این زمینه قرار خواهد گرفتسه ماهتکمیل فعالیت

مسئولیت اصلی اطمینان از پیروی از و پاسخگویی برای اجرای فعالیت ها ، استفاده صحیح از وجوه و مشارکت UNAID ها در هنگام اجرای به روشی که مطابق با مقررات ارائه شده در DFC باشد ، تحت مسئولیت امضا کننده قرارداد قرار می گیرد (یعنی مدیران وروسای با نمایندگی مربوط به مرجع مالی).

پرداخت های تحت DFC به طور معمول به ارز محلی انجام می شود و باید به شریک اجرایی انجام شود و نه به افراد.

پرداخت های پیش پرداخت ممکن است در صورت نیاز به پرداختهای قابل توجه در جلو (به عنوان مثال ، تأمین اعتبار هزینه های سفر و جلسات شرکت کنندگان) توجیه شود. پرداخت های اولیه بالاتر از 50 ٪ از کل مبلغ باید به صورت کتبی توضیح داده و توجیه شود و توسط مدیر ، برنامه ریزی ، امور مالی و پاسخگویی تصویب شود. بدون توجه به کل مبلغ مورد نظر ، باید از پرداخت 100 ٪ جلوگیری شود.

پرداخت ها توسط تحویل ها تعیین می شود و فقط باید با پذیرش گزارش های مورد نیاز از جمله هر گزارش مالی مقرر به طور صحیح توسط مقام مجاز شرکاء ، و پس از صدور گواهینامه توسط مسئول فنی UNAIDS مسئول قرارداد که کار است ، توسط UNAIDS منتشر شود. اقدام یا رضایت بخش انجام شده است. گزارش های مالی باید توسط مقام رسمی UNAIDS مسئول پروژه با استفاده از الگوی مناسب بررسی شود (به بخش "صدور گواهینامه مالی" در زیر مراجعه کنید).

برای پرداخت های موقت ، حداقل 70 ٪ از کل مبلغی که قبلاً منتقل شده است باید قبل از انتقال ترانچ بعدی (نه تنها متعهد) تأیید شود.

پرداخت نهایی فقط با دریافت صورت مالی که به طور رسمی توسط رئیس موسسه تأیید شده است یا افسر مالی مسئول تعیین شده به درستی امضا و مهر انجام می شود.

پرداخت نهایی باید حداقل 10 ٪ از ارزش توافق نامه باشد و پس از اتمام رضایت بخش کار ، دریافت و پذیرش گزارش خروجی/نهایی و صدور گواهینامه مالی توسط UNAIDS انجام شود.

پرداخت های DFC از شرکای پیمانکاری (به عنوان مثال آژانس ها ، وزارتخانه ها ، بخش ، سازمان های مردم نهاد) که گزارش های فنی و گواهینامه های مالی را به تأخیر انداخته اند ، بازداشت می شود ، مگر اینکه مدیر منطقه به طور استثنایی پس از دریافت توجیه کافی برای گزارش تأخیر یا ناقص ، پرداخت بیشتری را تأیید کند.

مدیر ، برنامه ریزی ، امور مالی و پاسخگویی باید پرداخت به شرکا را با گزارش های بیش از شش ماه به پایان برساند.

صدور گواهینامه مالی

در کشورهایی که رویکرد هماهنگ برای انتقال پول نقد (HACT) اتخاذ شده است ، مجوز بودجه و صدور گواهینامه هزینه (FACE) بخشی جدایی ناپذیر از توافق نامه DFC است و از آن به عنوان ابزاری مهم برای بودجه ریزی و گزارش در برابر فعالیت های برنامه ریزی شده استفاده می شود. و هزینه هافرمت چهره توسط آژانس های کمیته اجرایی UNDG (UNDG EXCOM) برای تأمین بودجه شرکای اجرایی و همچنین برای گزارش در مورد هزینه ها استفاده می شود.

مدیر کشور UNAIDS در کشورهای HACT، مسئولیت دارد که سالانه به بخش خدمات مالی، مدیریت ریسک و انطباق در مورد استفاده دقیق از قراردادهای DFC و اجرای فعلی چهار فرآیند در چارچوب HACT گزارش دهد: 1) ارزیابی های کلان.(2) ارزیابی های خرد.(3) انتقال و پرداخت نقدی؛و (4) فعالیت های تضمینی. فعالیت های تضمینی شامل برنامه ریزی، بررسی های دوره ای در محل (بررسی های نقطه ای)، نظارت برنامه ای، ممیزی های برنامه ریزی شده و ممیزی های ویژه است.

پاسخگویی HACT بر اساس مدیریت ریسک های مرتبط با نقل و انتقالات نقدی است تا سیستمی مبتنی بر تأیید مخارج و گزارش دقیق. UNAIDS باید اطمینان حاصل کند که بخشی از گروه کاری HACT در سطح کشوری است که وجود دارد. گروه کاری HACT یک گروه فرعی از UNCT است که از کارکنان عملیات و برنامه از هر آژانس شرکت کننده تشکیل شده است. این وظیفه دارد در مورد رویکردهای مدیریت ریسک در پیاده سازی و نظارت بر اجرای HACT، به اشتراک گذاری درس های آموخته شده و بهترین شیوه ها و ایجاد یک مخزن مرکزی از کلیه ارزیابی ها، گزارش ها و مواد HACT مشاوره دهد.

برای کشورهای غیر HACT باید از قالب‌های مدل زیر برای گزارش‌های فنی و مالی استفاده شود:

• PT. 17. 06a گزارش پیشرفت باید تحت قراردادهای غیر تجاری ارائه شود - گزارش پیشرفت روایی که باید توسط شریک قراردادی تحت توافق ارائه شود.
• PT. 17. 06b تسویه گزارش پیشرفت برای قراردادهای غیرتجاری - تایید توسط کارکنان مسئول UNAIDS.
• PT. 17. 07 گزارش مالی UNAIDS - فرم گزارش مالی اجباری. همراه با یک چک لیست همانطور که در PT. 17. 08 چک لیست گزارش مالی UNAIDS تعریف شده است.
• PT. 17. 09a گزارش نهایی که تحت قراردادهای غیر تجاری ارائه می شود - گزارش پایان پروژه. و
• PT. 17. 09b ترخیص گزارش نهایی برای قراردادهای غیرتجاری - تاییدیه توسط کارکنان مسئول UNAIDS.

تضمین، نظارت و گزارش DFC:

نظارت بر برنامه به آژانس ها شواهد/اطمینان در مورد وضعیت اجرای برنامه در مقایسه با برنامه کاری ارائه می دهد.

در مورد کشورهای غیر HACT، UCO باید نظارت و بازدیدهای میدانی را انجام دهد تا اطمینان حاصل شود که فعالیت های شرح داده شده در توافقنامه مطابق با برنامه کاری رضایت بخش و در چارچوب بودجه و زمان تعیین شده انجام می شود.

در مورد کشورهای HACT ، این روند ممکن است به عنوان یک فعالیت مشترک بین آژانس ها با شرکای مشترک مشترک انجام شود ، یا UCO ممکن است نظارت و بازدیدهای میدانی را انجام دهد ، به ویژه برای برنامه های مشترک یا زمینه های کار خاص برای UNAIDS.

ارزیابی های خرد و کلان ، که به طور مشترک با آژانس های سازمان ملل در سطح کشور انجام می شود ، اطلاعات خلاصه یا مفصلی در مورد سیستم کنترل داخلی و ظرفیت مدیریت مالی و ریسک کلیدی ارائه می دهد. ارزیابی دقیق خرد می تواند منجر به رتبه خطر از کم تا متوسط تا زیاد شود. ارزیابی اجازه می دهد تا تصمیمات آگاهانه در مورد حالت ها و اصطلاحات بودجه محتاطانه و سطح لازم فعالیت های تضمین.

هدف از فعالیت های اطمینان ، تعیین اینکه آیا وجوه منتقل شده به شرکا برای هدف مورد نظر و مطابق با برنامه کاری مورد استفاده قرار گرفته است یا خیر.بدون اتمام مناسب فعالیتهای تضمین ، چارچوب HACT فقط به عنوان مکانیسم ارزیابی/شناسایی ریسک ، به جای مکانیسمی برای مدیریت و کاهش ریسک ، خدمت می کند. این امر سازمان ملل متحد را در معرض خطر قابل توجهی در معرض خطر و حسابرسی قرار می دهد.